اهمیت ثبت گردشهای مالی بر کسی پوشیده نیست، از دخل و خرج خانه و حساب و کتاب خرده فروشی و کارگاههای کوچک و کسب و کارهای نوپا تا حسابداری موسسات بزرگ ، امروزه با پیشرفت تکنولوژی نه تنها نیاز به دانش حسابداری کمرنگ نشده بلکه گستردگی روابط و پیچیدگی روزافزون مراودات مالی بر حجم ، دقت و پیچیدگی آن افزوده است.در عصر حاضر بیش از هر زمان دیگری نیاز به تخصص افراد خبره و نرم افزارهای هوشمند در خصوص حسابداری شرکتها احساس میشود و از طرفی پیچیدگی و بعضا هزینه های گزاف خرید و پشتیبانی این نرم افزارها به هیچ عنوان مناسب کسب و کارهای کوچک نمی باشد، بنابراین نرم افزارهای سبک حسابداری که ممکن است بصورت رایگان نیز در دسترس باشند گزینه مناسبی برای این دست از کاربران به نظر میرسد، هرچند با توجه به کاربرد عمومی این نرم افزارها ممکن است همچنان بخشهای مازاد بر نیاز شمادر برنامه گنجانده شده باشد که این موضوع پیچیدگی بی مورد در استفاده از برنامه ایجاد نماید و از طرفی ممکن است امکانات مورد نیاز شما در برنامه وجود نداشته باشد.
با توجه به موارد عنوان شده، راه حل دیگر برای مشاغل کوچک استفاده از نرم افزار اکسل جهت ثبت گردشهای مالی بصورت نیمه مکانیزه می باشد، البته که این روش نیز ممکن است شامل محدودیتهایی به شرح ذیل می باشد:
- یادگیری کار با اکسل ممکن است برای شما زمان بر تر از بکار گیری برنامه های آماده حسابداری باشد.
- ثبت تراکنشها در اکسل ممکن است نسبت به کار با برنامه های حسابداری هوشمند ، نیازمند زمان بیشتری باشد.
- همانطور که گفته شد امکانات اکسل نمی تواند کاملا اتوماسیونی باشد و به همین علت امکان خطا در ثبت تراکنشها وجود دارد.
با وجود این محدودیتها ،اکسل قابلیتهای بسیار زیادی بسته به سطح توقع و مهارت،در اختیار شما قرار می دهدکه درصورت استفاده مناسب از این امکانات میتوانید ابزاری در سطح برنامه های آماده حسابداری و کاملا شخصی سازی شده برای فعالیت خود در اختیار داشته باشید. ، کما اینکه بسیاری برنامه های حرفه ای حسابداری نیز برای ایجاد خروجی و یا به منظور تولید نمودار ها و یا جهت ذخیره دیتا بیس (جدول ذخیره سازی انبوه اطلاعات) از اکسل بهره می برند.
انعطاف اکسل جهت جدول بندی ، فرمول نویسی و رسم نمودار، امکان ساخت برنامه کاربردی شخصی سازی شده را بدون دانش برنامه نویسی به شما میدهد تا بدون نیاز به برنامه های حسابداری گران قیمت و پیچیده که شما نیاز به بیشتر امکانات آنها ممکن است نداشته باشید بتوانید تراکنشهای مالی روزمره شخصی یا کسب و کار خود را ثبت ، نگهداری و تحلیل نمایید. شما میتوانیداز ابتدا قالب اکسل خود را بسازید یا از قالبهای آماده اکسل استفاده کنید و با شخصی سازی این قالبها برنامه حسابداری اکسل خود را ایجاد نمایید.
متاسفانه قالبهای موجود در اینترنت به زبان فارسی بسیار محدود می باشند و اگر برای شما مقدور باشد با جستجوی انگلیسی با تنوع بیشتری مواجه خواهید بود اما مشکل دیگری که در این بین وجود دارد تفاوتهای جزئی و کلی در روشهای حسابداری در کشورهای مختلف و مهمتر از آن اصطلاحات حسابداری بیگانه که حتی به کمک دیکشنری های تخصصی آنلاین هم براحتی قابل درک نیستند. در بخش اکسل راهکار من نمونه هایی از قالب های حسابداری اکسل برای فعالیتهای مختلف قرار داده شده و سعی خواهد شد درصورت نیاز ، قالبهای متنوع تری بسته به نیاز شما همراه گرامی، به اشتراک گذاشته شود.
بحث در خصوص آموزش اکسل و همچنین آموزش حسابداری بسیار گسترده و خارج از حیطه این مقاله می باشد لکن دوره های آموزشی چند رسانه ای بسیار متنوعی در خصوص این مطالب تولید شده که بسته به نیاز خود می توانید تهیه نمایید . مباحث عنوان شده در بخش اکسل راهکار من صرفا جهت ارائه آموزش اولیه برای استفاده کاربردی از نرم افزار حسابداری اکسل در مدیریت دخل و خرج فردی و مشاغل کوچک می باشد.
در کل، روشهای مختلفی برای حسابداری مورد استفاده قرار میگیرد از قبیل حسابداری یک طرفه ، دوطرفه یا دوبل و چند طرفه یا چند بعدی. حسابداری یک طرفه که توسط عموم جهت ثبت دخل و خرج استفاده میشود عمدتا شامل دو ستون است که یک ستون جهت درج دریافتی ها و ستون دیگر مربوط به درج پرداختی ها میباشد و معمولا از تفریخ این دو ستون و مطابقت آن با موجودی جهت کنترل استفاده میشود. با وجود مزیت سادگی، این نوع از نگهداری حساب معایب جدی دارد، در درجه اول فقط در حجم تراکنشهای کم و طرفها بسیار محدود کارایی دارد و در صورت گسترش دامنه تراکنشها به شدت امکان خطا در ثبتها افزایش پیدا میکند ، همچنین در صورت بروز خطا امکان کشف آن بسیار دشوار و وقت گیر خواهد بود.برای دوری از اشتباهات در ثبت و امکان کنترل بیشتر ، استفاده از حسابداری دوبل توصیه میشود که قابلیت پوشش انواع فعالیتها با گستردگی بالا و امکان ردیابی خطا را داراست.
در حسابداری دوبل هر عنوانی که با آن سروکار داریم مانند درآمد، هزینه ، بدهی ، طلب، دارایی و غیره به عنوان یک حساب تعریف میشود و درواقع با تعریف یکسری حساب مجازی امکان ثبت تراکنشها به تفکیک فراهم میگردد. عنوان حسابداری دوبل به این علت به این روش اطلاق میشود که هر تراکنش حداقل در دو حساب و در دو طرف مقابل هم (بدهکار و بستانکار) ثبت میگردد و جهت کنترل صحت ثبت تراکنش باید مجموع گردش بدهکار و بستانکار در یک ثبت مساوی و تفاضل آنها برابر با صفر باشد.در ادامه با چند مثال ساده این نوع حسابداری را بررسی می کنیم:
درحسابداری دوطرفه هر حساب به صورت یک جدول دو ستونی با عناوین بدهکار (ستون سمت راست) و بستانکار (ستون سمت چپ) تعریف شده و به شکل حرف T ترسیم میشود.
نکته: عنوان حساب در حسابداری از معنای عام آن گسترده تر است .در حسابداری به مجموعه دریافت و پرداختها و یا انتقالات وجوه که مربوط به یک ماخذ خاص میباشند عنوان یک حساب داده می شود، برای مثال حساب نقد یا صندوق ،نشانگر مجموعه دریافت و پرداختهای نقدی میباشد و یا واریز، برداشت یا انتقال از حسابهای بانکی با عنوان حساب بانک ثبت میشود.( در صورتیکه چند حساب بانکی وجود داشته باشد میتوان هر یک از این حسابها را جداگانه با نام خاص خود ثبت نمود.) یا مثلا وجوهی که حاصل از درآمد میباشند در حسابی با عنوان درآمد ثبت میگردند.
نکته: عناوین بدهکار و بستانکار در حسابداری مفاهیمی جدا از آنچه معمولا برای بدهکار و بستانکار (طلبکار) به کار برده میشود دارند بنابراین بهتر است پیش زمینه ذهنی درخصوص این عناوین را در رابطه با حسابداری کنار بگذاریم در واقع میتوان گفت این عنوانها در حسابداری عنوان یا تیتر قراردادی برای هر یک از طرفهای جدول T شکل یک حساب می باشند.
در حسابداری دویل یا دو طرفه یک گردش مالی در دو حساب ثبت شده و به صورت قراردادی ثبت آن به گونه ای انجام میشود که جمع دو طرف (بدهکار و بستانکار) در حسابهای مختلف در نهایت برابر یا موازنه باشند و حاصل جمع ستون راست(بدهکار) که میتوان علامت مثبت (+) را برای آن درنظر گرفت با ستون سمت چپ ( بستانکار) با علامت منفی (-) برابر با صفر باشد. به عنوان مثال اگر در یک حساب ،مبلغ در سمت بدهکار ثبت شود در حساب ، یا حسابهای دیگر در سمت بستانکار ثبت میشود به شکلی که جمع مبالغ بدهکار و بستانکار مربوط به یک تراکنش با هم برابر باشند.
مثال : درآمدی که به حساب بانک ما واربز میگردد در حساب مربوطه یعنی بانک ثبت میشود از طرفی چون مربوط به درآمد است باید در حساب درآمد نیز ثبت گردد.
به طور کلی اضافه شدن یک مبلغ به داراییهای ما به دو علت صورت می پذیرد: این افزایش یا حاصل درآمد است یا بدهی (قرض) ، بنابراین هرگونه مقرری و درآمد از قبیل حقوق و یا به اصطلاح “پول تو جیبی” یا سود سپرده بانکی،سود فروش و از این قبیل موارد در حساب درآمد ثبت میگردند و مبالغی که به عنوان قرض یا وام باید پس داده شوند در حساب بدهی یا “حسابهای پرداختنی” نوشته میشوند.
و در خصوص کسر شدن مبلغ از حساب دارایی های ما ممکن است این مبلغ به عنوان قرض پرداخت شده باشد که در حسابهای دریافتنی ثبت می شود ، یا ممکن است جهت خرید کالای سرمایه ای هزینه شده باشد که در این صورت مبلغ دارایی از نقد یا بانک خارج شده و مثلا به دارایی های غیر نقد اضافه میشود و در صورت ایجاد هزینه مصرفی نیز در بخش هزینه ها ثبت می گردد.
حسابهای مختلف معمولا به چهار گروه کلی دارایی، بدهی، درآمد و هزینه تقسیم میشوند و هر گروه از این حسابها دارای خواصی به شرح زیر میباشند:
1.دارایی: این نوع حسابها همانطور که از نام آن پیداست مربوط به انواع داراییهای ما هستند شامل دارایهای نقدی،حسابهای بانکی،اوراق بهادار شامل سهام و گواهی سپرده و غیره،سکه ،ارز ،انواع داراییهای منقول از قبیل اتومبیل و غیر منقول مثل ملک و سایر داراییهایی که جنبه مصرفی نداشته و به نوعی سرمایه هستند و همچنین طلب ما از سایر افراد که به نوعی دارایی قابل وصول ما هستند تمامی این موارد شامل دارایی های ما هستند که سرعت و قابلیت نقد شوندگی هریک متفاوت است.
در این دست حسابها به صورت قراردادی افزایش ها در ستون سمت راست ( بدهکار) و کاهش ها در ستون سمت چپ (بستانکار) ثبت میشوند مثلا اگر 1،000 ریال سود سپرده به حساب بانکی ما واریز شود این عدد در ستون سمت راست حساب بانک ثبت میشود و درصورت برداشت مبلغ 500 ریال از حساب بانک این مبلغ در ستون سمت چپ ثبت میشود و در نهایت جهت به دست آوردن مانده حساب بانک جمع ستون سمت چپ را از جمع ستون سمت راست کسر می کنیم:
البته همانطور که گفته شد هر یک از این رویدادهای مالی (واریز سود و یا برداشت از حساب) علاوه بر حساب بانک در حساب دیگری نیز ثبت میشود که بعدا توضیح داده خواهد شد.
ویژگی دیگر حسابهای دارایی این است که مانده این حسابها باید بدهکار یا مثبت باشد یعنی جمع ستون بدهکار بزرگتر از جمع ستون بستانکار باشد و پس از کسر جمع ستون سمت چپ از جمع ستون سمت راست عدد به دست آمده مثبت باشد ،توجیه این ویژگی هم روشن است زیرا دارایی نمیتواند منفی باشد مثلا در حالت معمول مانده حساب بانکی نمیتواند منفی باشد و یا موجودی نقدی ما همواره مقداری بزرگتر یا مساوی صفر است. همچنین طبق فرمول اصلی حسابداری (از راست به چپ):
دارایی=سرمایه+بدهی
که میتوان آنرا به این شکل نوشت :
سرمایه = دارایی – بدهی
در این فرمول دارایی عددی مثبت است که افزایش آن اثر افزاینده بر سرمایه دارد.
2.بدهی: این دست حسابها نیز همانطور که عنوانشان گویاست بیان کننده تعهدات مالی ما به دیگران هستند مانند وامهای بانکی ، بدهی به افراد و غیره
در این دسته از حسابها که میتوان گفت ماهیت عکس حسابهای دارایی را دارند افزایش ها در سمت چپ و کاهش ها در سمت راست ثبت میشوند که این حالت به خاطر موازنه شدن جمع ها بصورت قراردادی تعریف شده است مثلا افزایش بدهی در قسمت بستانکار و کاهش آن در سمت بدهکار حساب ثبت میگردد.
مانده این نوع حسابها بستانکار، یا منفی میباشند زیرا طبق فرمول فوق، کاهنده ی سرمایه ما هستند.
3.هزینه : حسابهای هزینه ای مانند دارایی دارای ماهیت بدهکار هستند یعنی بصورت قراردادی افزایش آنها در سمت بدهکار (راست) و کاهش آنها در سمت بستانکار (چپ) ثبت میشود .
4.درآمد: حسابهای درآمدی عکس هزینه و ماهیت بستانکار دارند یعنی افزایش آنها در سمت چپ یا بستانکار و کاهش آنها در سمت راست ثبت میگردند.
چند نمونه ثبت رویداد مالی در سیستم حسابداری دوبل
مثال:مبلغ 100،000 تومان از حساب بانک خود به شخص الف قرض میدهیم، ثبت های مربوطه به شکل زیر میباشد:
همانطور که مشاهده میشود ستونهای راست و چپ در این دو حساب برابر با 1،000،000 ریال بوده که با توجه به علامت مثبت و منفی، جمع کلی برابر با صفر میباشد.
در واقع برابر شدن جمع گردشهای بدهکار و بستانکار در کلیه حسابها،کنترلی جهت بررسی درست بودن ثبت حسابها می باشد.
مثال:مبلغ 500،000 ریال بابت خرید ملزومات از موجودی نقدی خود پرداخت میکنیم:
ثبت 500،000 ریال در قسمت بستانکار حساب نقد نشان میدهد که مبلغ 500،000 ریال از حساب نقد ما کسر شده است و برای ثبت در حساب هزینه نیز با توجه به اینکه باید طرفهای بدهکار و بستانکار برابر باشند مشخصا باید مبلغ فوق در ستون سمت راست یعنی بدهکار ثبت گردد که با تعاریف قبلی نیز منطبق می باشد.
مثال:مبلغ 400،000 ریال از مبلغی که به شخص الف قرض داده ایم نقدا پس میگیریم:
درواقع طلبی که از الف داشته ایم به میزان 400،000 ریال کسر و به دارایی نقد ما 400،000 ریال اضافه شده است.
مثال:مبلغ 300،000 ریال بابت خرین ملزومات هزینه میکنیم که 100،000 ریال آن نقد و مبلغ 200،000 ریال آنرا با کارت بانکی پرداخت میکنیم:
در این مثال ثبت بستانکار در دو حساب جداگانه ثبت شده است ولی در نهایت طرفها در مجموع این سه حساب با هم برابرند.
مثال: مبلغ 5،000،000 ریال وام به حساب بانک ما واریز میشود:
مشاهده می کنید که افزایش بدهی در سمت بستانکار ثبت شده است.
مثال : مبلغ 500،000 ریال از مبلغ وام را نقدا پرداخت می نماییم.
در این مثال ملاحظه میکنید که کاهش بدهی ( در حساب بدهی که در اینجا به نام وام میباشد) در سمت راست یا بدهکار ثبت میگردد.
مثال : مبلغ 100،000،000 ریال بابت خرید اتومبیل از حساب بانک خود پرداخت می نماییم.
در این مثال دارایی بانک مابه نوع دیگر دارایی یعنی دارایی غیر نقدی (معین اتومبیل) تبدیل می شود.
- ثبت تراکنشهای مالی در اکسل
جهت ثبت تراکنشهای مالی نیازمند یک قالب اکسل هستیم که دارای حداقل سه بخش باشد:
1- نمودار حسابها: شامل برگه ای که درآن حسابهای مورد استفاده شما مانند حسابهای دارایی بدهی هزینه و درآمد و غیره ثبت میشوند.در واقع این حسابها عناوینی هستند که هر تراکنشی در یکی از این دسته ها طبقه بندی میشوند.
2- برگه ثبت تراکنشها از قبیل انتقال وجوه ، هزینه و درآمد و غیره، این برگه شامل جزئیات مربوط به هر نوع گردش وجه میباشداز قبیل – تاریخ ، توضیحات ، مبلغ و حساب. تراکنشها ممکن است در برگه درآمد و هزینه جداگانه ثبت شوند ، یا همه در یک برگه درج شوند.
3- برگه محاسبه مجموع درآمد و هزینه و سود و زیان: درنهایت، برگه صورت سود یا زیان که مبالغ برگه تراکنشهای شما به صورت خودکار یا با دست کپی شود. این برگه شامل محاسباتی است که خلاصه آنچه را صرف کرده اید و آنچه را بدست آورده اید و همچنین درآمد خالص شما را نشان می دهد. بدون این خلاصه ، برنامه شما واقعاً شما را درباره نحوه عملکرد شغلتان مطلع نمی کنند.
یک قالب حسابداری با شرایط فوق حداقل نیاز شما برای یک حسابداری جمع و جور را برآورده می نماید ولی بسته به نیاز، اکسل این قابلیت را دارد که با اضافه کردن انواع گزارشات و نمودارها و با ایجاد یک به اصطلاح داشبرد مدیریتی ، نمای جامع تر و گویا تری از گردشهای مالیتان ترسیم نماید.
برنامه حسابداری اکسل ارائه شده توسط راهکار من نمونه ای کاربردی در خصوص استفاده اکسل در حسابداری است که میتواند جهت ثبت دخل و خرج شخصی و یا حسابداری مشاغل کوچک مورد استفاده قرار گیرد، همچنین بعنوان نمونه برنامه حسابداری بر مبنای اکسل میباشد، در مقاله های بعدی نمونه قالبهای قابل ویرایش جهت استفاده علاقه مندان ارائه خواهد شد.
جهت دانلود رایگان برنامه اکسل حسابداری کلیک کنید
همچنین ببینید:
(3)Dislike
(1)